– Cách đăng ký số văn bản đi – đến đúng quy định

– Phân loại văn bản theo tính chất, mức độ khẩn, mật

– Kỹ năng chuyển giao, theo dõi tiến độ xử lý công văn

– Cách lập sổ theo dõi văn bản giấy và văn bản điện tử

– Quy trình lưu trữ văn bản khoa học, dễ tra cứu

– Cách soạn thảo bài bản: Công văn, Tờ trình, Thông báo, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Biên bản

– Quy chuẩn nghiêm ngặt về font chữ, căn lề, ký hiệu, số trang

– Cách diễn đạt văn phong hành chính rõ ràng, đúng chuẩn

– Nắm vững nguyên tắc và quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ

– Biết cách xác định tên hồ sơ, ký hiệu và thời hạn bảo quản hồ sơ

– Hiểu cách phân loại hồ sơ theo lĩnh vực, nhiệm vụ công tác

– Biết áp dụng Danh mục hồ sơ vào quản lý và lưu trữ tài liệu thực tế

– Vai trò của công tác lưu trữ trong cơ quan

– Các loại tài liệu cần lưu trữ và nguyên tắc quản lý tài liệu

– Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về lưu trữ

– Quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

– Phương pháp bổ sung tài liệu còn thiếu và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ

– Tiêu chí đánh giá giá trị pháp lý, lịch sử và thực tiễn của tài liệu

– Lập danh mục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

– Quy trình tiêu hủy tài liệu đúng quy định pháp luật

– Cách sắp xếp hồ sơ khoa học; phương pháp chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ

– Tiêu chuẩn thiết lập điều kiện kho lưu trữ đạt chuẩn

– Kỹ thuật bảo quản tối ưu cho tài liệu giấy và tài liệu điện tử

– Sắp xếp tài liệu theo đúng nguyên tắc lưu trữ

– Lập mục lục hồ sơ, đánh số tờ, số hộp và hoàn thiện hồ sơ lưu trữ

– Tổ chức khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ

– Quy trình cung cấp hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng tài liệu

– Nắm được quy trình lập, sắp xếp và quản lý hồ sơ

– Biết quản lý song song hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử

– Hiểu quy định về lưu trữ, bảo quản và giao nộp hồ sơ

– Nhận biết, khắc phục các sai sót thường gặp trong công tác hồ sơ

– Phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận

– Quy định về quản lý văn bản, hồ sơ, con dấu và cách lập kế hoạch năm/quý/tháng

– Xác định mục tiêu, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ

– Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo công tác định kỳ

– Quy trình đóng dấu đúng quy định và bảo quản con dấu an toàn

– Trách nhiệm của người quản lý con dấu; cách xử lý vi phạm liên quan